Zusammenarbeit mit Sourcing- und Einkaufsdienstleistern

Ein Sourcing- oder Einkaufsdienstleister bringt die Produktanforderungen des Endkunden mit der fertigungstechnischen Beurteilung des Herstellers zusammen. Angebote, Musterkommentare und Freigaben sollten sich auf dieselbe aktuelle Spezifikation beziehen. So sehen alle Beteiligten, was vereinbart ist und welche Entscheidung noch aussteht.

Eine Anfragegrundlage für alle Anbieter

Zwei Angebote sind nur vergleichbar, wenn beide dieselben Anforderungen abdecken. Schicken Sie jedem Anbieter dasselbe Paket und bitten Sie darum, die kalkulierten Angaben im Angebot zu bestätigen:

• Tech Pack mit Fassungsnummer und Datum, dazu ein Referenzmuster, falls vorhanden.
• Stoff nach den Vorgaben des Abnehmers (Faser, Bindung, Flächengewicht in g/m²) oder die Bitte, dass jeder Anbieter den vorgeschlagenen Stoff eindeutig benennt.
• Brandingverfahren, Positionen, Farbzahl je Modell.
• Menge je Modell und je Farbe, Farbstellungen, Größenlauf je Partie.
• Etiketten und Verpackung: wer liefert was, Kartoninhalt, Beschriftung, Packliste.
• Im Preis enthaltener Lieferpunkt, Währung und Gültigkeit, dazu die Zeit für Bemusterung und Serienproduktion getrennt angegeben.

Zuständigkeiten zwischen Abnehmer, Dienstleister und Fertigung

Für einen Dienstleister zählt, welche Schritte der Anbieter selbst übernimmt und wie sich das auf den Termin auswirkt. Voyager Sportswear hat 70 Beschäftigte und fertigt im eigenen Betrieb, von Schnitterstellung und Bemusterung über Zuschnitt und Konfektion bis zu Finish und Qualitätskontrolle, mit eigenen Anlagen für Sublimation, DTF, Transferdruck und Stickerei. Welchen Weg das jeweilige Teil nimmt, wie der Stoff beschafft wird und ob externe Schritte dazukommen, wird für den Auftrag geklärt. Die Fragen zur Verantwortung zeigt der Ratgeber Eigenfertigung und Lohnfertigung.

Spezifikation und Versionsnummern

Vier Punkte sorgen dafür, dass durchgängig mit der freigegebenen Version gearbeitet wird:

1. Es gilt eine einzige Fassung. Jede Seite des Tech Packs trägt Fassungsnummer und Datum, ebenso der Dateiname.
2. Vorn steht ein Änderungsverzeichnis: was geändert wurde, wer es verlangt hat, Datum und Fassung.
3. Produziert wird die Fassung, die zum freigegebenen Muster gehört. Eine spätere Änderung bekommt eine neue Versionsnummer. Betrifft sie Verarbeitung, Passform, Grafik oder Stoff, wird geprüft, ob ein weiteres Muster nötig ist.
4. Überholte Fassungen werden schriftlich zurückgezogen, damit bei zwei Dateien klar ist, welche nicht mehr gilt.

Das Register führt der Dienstleister. Die ausgegebene Spezifikation und das freigegebene Muster bilden gemeinsam die Referenz für die Serienfertigung.

Freigaben über den Dienstleister

Die Musterkommentare des Käufers leiten Sie gesammelt weiter, mit Fotos und Bezug auf die aktuelle Spezifikation. Das überarbeitete Muster oder die vereinbarten Korrekturen legen Sie erneut zur Freigabe vor. Die Endfassung mit Mengen, Druckdaten, Etiketten und Verpackung bestätigt die zuständige Person schriftlich. Änderungen nach der Freigabe werden gesondert auf Kosten und Terminfolgen geprüft.

Vertraulichkeit vereinbaren

Soll der Name des Endabnehmers nicht in den Unterlagen erscheinen, soll der Dienstleister der einzige Kontakt bleiben oder muss vor der Weitergabe des Tech Packs eine Vertraulichkeitsvereinbarung vorliegen, sprechen Sie das vor Arbeitsbeginn an und vereinbaren es. Neutrale Verpackung, kundeneigene Etiketten und Liefervorgaben sind eigene Anforderungen, deren Umsetzung Sie im Angebot bestätigen lassen.

Alternativen getrennt von erfüllten Vorgaben ausweisen

Der Einkaufsdienstleister sollte dem Endkunden zeigen können, wo ein Angebot der Anfrage entspricht und wo es eine Änderung vorschlägt. Dafür eignet sich eine Liste offener Punkte neben dem Angebot: gewünschte Anforderung, Vorschlag des Herstellers, Auswirkung auf Muster oder Preis und wer entscheidet. Einen alternativen Stoff beschreiben Sie mit Zusammensetzung, Konstruktion und Gewicht. Die pauschale Bezeichnung „gleichwertig“ reicht für die technische Beurteilung nicht aus.

Eine vorgeschlagene Maschenware kann zum Beispiel das gewünschte Flächengewicht haben, sich aber anders dehnen. Dann muss unter Umständen auch die bestehende Maßtabelle am Muster überprüft werden. Material- und Passformfrage leiten Sie deshalb gemeinsam weiter. Die kaufmännische Zustimmung zum Preis gibt die technische Materialänderung nicht automatisch frei. Bestätigte Entscheidungen gehören in die überarbeitete Spezifikation, bevor die Produktion freigegeben wird.

Fragen und Antworten

Wie behält ein Sourcing-Agent beim Hersteller den Überblick über Tech-Pack-Versionen?

Ein Sourcing-Agent führt am besten eine einzige aktuelle Tech-Pack-Version, mit Versionsnummer und Datum auf jeder Seite und im Dateinamen und mit einem Änderungsprotokoll am Anfang. Produziert wird die Version, die zum freigegebenen Muster gehört, und jede Änderung nach der Freigabe bekommt eine neue Version. Überholte Versionen ziehen Sie schriftlich zurück, damit ein Hersteller mit zwei Dateien weiß, welche nicht mehr gilt.

Was sollte ein Einkaufsbüro festhalten, wenn der Hersteller einen anderen Stoff vorschlägt?

Ein Einkaufsbüro erfasst den Vorschlag am besten in einer Liste offener Punkte: die Anforderung, die Alternative des Lieferanten, die Auswirkung auf Muster oder Preis und wer entscheiden muss. Den Alternativstoff beschreiben Sie mit tatsächlicher Zusammensetzung, Konstruktion und Gewicht. Die Bezeichnung „gleichwertig“ allein genügt nicht. Eine Maschenware kann das angefragte Gewicht treffen und sich trotzdem anders dehnen, deshalb sollte die Maßtabelle an einem Muster geprüft werden. Die Freigabe des Preises ist keine technische Freigabe des Ersatzstoffs.

Kann ein Sourcing-Agent den Namen des Endkunden aus Herstellerdokumenten heraushalten?

Ja, ein Sourcing-Agent kann darum bitten, dass der Name des Endkunden nicht in Dokumenten erscheint. Diese Anforderung muss aber in der ersten Nachricht stehen und vor Arbeitsbeginn vereinbart sein. Möglich ist etwa, dass der Vermittler der einzige Ansprechpartner bleibt oder dass vor der Weitergabe des Tech Packs eine schriftliche Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnet wird. Neutrale Verpackung, beigestellte Etiketten oder Liefervorgaben werden gesondert festgelegt und im Angebot bestätigt.

Mit den vorhandenen Kundenunterlagen beginnen

Schicken Sie uns das aktuelle Briefing, Referenzen, geschätzte Mengen, Lieferort, Bedarfstermin und die Punkte, über die der Endkunde noch entscheidet. Voyager Sportswear kann dann die Fertigungsfragen beurteilen und die nächsten offenen Punkte nennen. Der Dienstleister bündelt die Antworten des Kunden und hält die gültigen Unterlagen zusammen.

Vereinbaren Sie, wer technische Änderungen freigeben, Preis- oder Terminänderungen akzeptieren und die endgültige Produktionsfreigabe erteilen darf. Diese Aufgaben können bei unterschiedlichen Personen liegen.

Angebot anfordern. Eine erste Antwort erhalten Sie üblicherweise innerhalb von 24 Stunden. Der Angebotsumfang hängt von den geklärten Anforderungen ab.