Работа с сорсинговыми компаниями и посредниками

Сорсинговая компания стоит между требованиями конечного покупателя к изделию и производственной оценкой фабрики. Коммерческие предложения, замечания к образцам и утверждения лучше вести по одной актуальной спецификации: так каждая сторона видит, что уже согласовано, а что ещё предстоит решить.

Единая основа запроса предложений для всех поставщиков

Коммерческие предложения можно сравнивать, только если они построены на одних и тех же зафиксированных параметрах. Отправьте всем поставщикам одинаковый пакет документов и попросите повторить его пункты в ответе:

• Техническое описание с номером версии и датой; образец-эталон, если он есть.
• Полотно в формулировке покупателя (волокно, структура, плотность в г/м²) или указание, чтобы каждый поставщик сам назвал полотно, заложенное в расчёт.
• Способ брендирования, места нанесения и цвета по каждой модели.
• Количество по каждой модели и каждому цвету с числом цветовых вариантов и размерный ряд в каждой партии.
• Этикетки и упаковка: кто что предоставляет, вложение и маркировка коробов, уровень детализации упаковочного листа.
• Пункт поставки, до которого рассчитана цена; валюта; срок действия; сроки изготовления образцов и серийного производства – отдельными цифрами.

Ответственность покупателя, посредника и фабрики

Посреднику нужно выяснить, какие работы поставщик выполняет на собственном производстве и как каждый этап влияет на график. В компании Voyager Sportswear работает 70 человек. Производство мы ведём своими силами, от лекал и образцов до раскроя, пошива, отделки и контроля качества, там же стоит оборудование для сублимационной печати, DTF-печати, термотрансфера и вышивки. Технологический маршрут конкретного изделия, закупку полотна и возможные внешние этапы оцениваем под каждый заказ. Вопросы об ответственности, которые стоит задать поставщику, перечислены в статье собственное производство и субподряд.

Контроль спецификации и номера версий

Чтобы фабрика работала именно по той версии, которую подписал покупатель, соблюдайте четыре правила:

1. Одна актуальная версия. На каждой странице технического описания указаны номер версии и дата, они же входят в имя файла.
2. Журнал изменений в начале документа: что изменилось, кто запросил, дата и версия, в которой изменение появилось.
3. В производство идёт та версия, которая указана на утверждённом образце. Изменение после утверждения – это новая версия. Если оно затрагивает конструкцию, посадку, графику или полотно, оцените, нужен ли ещё один образец.
4. Устаревшие версии отзывают письменно, чтобы фабрика, у которой на руках два файла, знала, какой из них недействителен.

Этот реестр ведёт посредник. Фабрика хранит выданную версию и утверждённый образец и проверяет серийную продукцию по обоим.

Согласования через посредника

Замечания покупателя к образцу передайте фабрике одним сводным списком с фотографиями и ссылками на актуальную спецификацию. Исправленный образец или согласованные исправления возвращаются покупателю на утверждение, после чего уполномоченное контактное лицо письменно утверждает окончательную версию, включая количество, графику, этикетки и упаковку. Изменения после утверждения фиксируйте отдельно, чтобы оценить их влияние на стоимость и сроки.

Конфиденциальность нужно согласовать

Если имя конечного покупателя не должно фигурировать в документах, если посредник должен оставаться единственным контактным лицом или если до передачи технического описания требуется письменное соглашение о конфиденциальности, укажите это в первом же сообщении и согласуйте порядок работы до её начала. Требования к нейтральной упаковке, этикеткам заказчика или доставке укажите отдельно и получите их подтверждение в коммерческом предложении.

Отделяйте альтернативы от выполнения задания

Сорсинговая компания должна уметь показать конечному покупателю, где предложение соответствует его заданию, а где предлагается изменение. Вместе с коммерческим предложением ведите список открытых вопросов: исходное требование, предложение поставщика, влияние на образец или цену и кто принимает решение. Альтернативное полотно описывайте по фактическому составу, структуре и плотности. Одного слова «аналог» без оговорок недостаточно.

Например, предложенное трикотажное полотно совпадает с заданной плотностью, но тянется иначе. Тогда таблицу измерений покупателя, возможно, придётся перепроверить на образце. Вопрос по полотну и вопрос по посадке поднимайте вместе. Согласие с ценой ещё не означает технического утверждения замены. Прежде чем давать разрешение на производство, закройте каждый вопрос в исправленной спецификации.

Начните с документов, которые уже есть у покупателя

Пришлите актуальное задание, ориентиры, ожидаемое количество, страну назначения, нужную дату и перечень решений, которые пока остаются за конечным покупателем. Производственные вопросы Voyager Sportswear оценит и предложит, что нужно уточнить. Посредник сводит ответы покупателя и хранит действующие файлы в одном месте. Договоритесь, кто может утвердить техническое изменение, кто может принять изменение цены или сроков и кто даёт окончательное разрешение на производство: это могут быть разные люди.

Вопросы и ответы

Как сорсинговому агенту контролировать версии технического описания в работе с фабрикой?

Сорсинговому агенту нужно вести одну действующую версию технического описания: номер версии и дата на каждой странице и в имени файла, журнал изменений в начале документа. В производство идёт та версия, по которой утверждён образец, а любое изменение после утверждения становится новой версией. Отзывайте устаревшие версии письменно, чтобы фабрика, у которой два файла, знала, какой больше не действует.

Что фиксировать сорсинговому офису, если фабрика предлагает другую ткань?

Сорсинговому офису стоит занести предложение фабрики в список открытых вопросов: требование, альтернативу поставщика, её влияние на образец или цену и того, кто должен принять решение. Альтернативную ткань описывают по фактическому составу, структуре и плотности, одного слова «эквивалент» мало. Трикотаж может совпадать с запрошенным по плотности и при этом иначе тянуться, поэтому таблицу измерений нужно проверить на образце. Утверждение цены не означает технического утверждения замены.

Может ли агент скрыть имя конечного заказчика в документах фабрики?

Да, сорсинговый агент может попросить не указывать имя конечного заказчика в документах. Это требование нужно заявить в первом сообщении и согласовать до начала работ. Можно договориться, что посредник остаётся единственным контактом, или что до передачи технического описания подписывается письменное соглашение о конфиденциальности. Нейтральная упаковка, этикетки, предоставленные заказчиком, или требования к доставке оговариваются отдельно и подтверждаются в коммерческом предложении.

Для запроса

Опишите изделие и пришлите дизайн или образец-ориентир, укажите количество по моделям и размерам, требования к полотну, номера, если они нужны, страну назначения и желаемую дату. Первый ответ Voyager Sportswear обычно отправляет в течение 24 часов. Запросить расчёт