Samarbete med sourcingbolag och mellanhänder

Sourcingkontoret är länken mellan slutköparens produktkrav och fabrikens bedömning av hur plagget kan tillverkas. Offerter, provkommentarer och godkännanden bör alla hänvisa till en och samma aktuella specifikation, så att varje part ser vad som är överenskommet och vad som återstår att besluta.

Samma offertunderlag till alla leverantörer

Två offerter går bara att jämföra om de bygger på samma fastställda uppgifter. Skicka därför samma underlag till varje leverantör och begär att svaret återger det:

• Tech packet med versionsnummer och datum, och ett referensprov om det finns.
• Tyg så som köparen specificerar det (fiber, tygkonstruktion, vikt i g/m²), eller en instruktion om att varje leverantör ska ange vad offerten bygger på.
• Tryck- eller brodyrmetod, placeringar och färger per modell.
• Antal per modell och färg, antalet färgställningar och storleksfördelningen per parti.
• Etiketter och packning: vem som levererar vad, kartonginnehåll och kartongmärkning samt packlistans detaljnivå.
• Leveransorten som priset gäller för, valuta och giltighetstid, samt ledtid för prov och ledtid för produktion angivna var för sig.

Ansvarsfördelning mellan köpare, mellanhand och fabrik

En mellanhand bör få veta vilka moment leverantören gör i egen produktion och hur varje steg påverkar tidsplanen. Voyager Sportswear har 70 anställda och integrerad tillverkning i egen produktion, från mönsterkonstruktion och provtillverkning till tillskärning, tryck, sömnad, efterbehandling och kvalitetskontroll, med utrustning för sublimering, DTF-tryck, transfertryck och brodyr. Tillverkningsupplägget för ett visst plagg, inköpet av tyg och eventuella externa steg går vi igenom för den aktuella ordern. I Egen tillverkning och underleverantörer finns frågorna att ställa om ansvar.

Specifikationskontroll och versionsnummer

Fyra regler ser till att fabriken arbetar efter den version som köparen har skrivit under:

1. En gällande version. Varje sida i tech packet har versionsnummer och datum, och det har filnamnet också.
2. En ändringslogg först i dokumentet: vad som ändrades, vem som begärde det, datum och i vilken version ändringen finns.
3. Den version som det godkända provet bygger på är den som produceras. En ändring efter godkännandet är en ny version. Påverkar den konstruktion, passform, motiv eller tyg får ni avgöra om ett nytt prov behövs.
4. Ersatta versioner dras tillbaka skriftligt, så att en fabrik som har två filer vet vilken som inte längre gäller.

Mellanhanden ansvarar för den förteckningen. Fabriken har den utfärdade versionen och det godkända provet och kontrollerar serieproduktionen mot båda.

Godkännanden via mellanhanden

Köparens synpunkter på provet bör gå till fabriken samlade i en lista, med foton och hänvisningar till den aktuella specifikationen. Det reviderade provet eller de överenskomna rättelserna går sedan tillbaka till köparen för godkännande. Därefter släpper den behöriga kontaktpersonen den slutliga versionen skriftligt, med antal, motiv, etiketter och packning. Ändringar efter godkännandet dokumenteras för sig, så att det går att se vad de betyder för kostnad och tid.

Sekretess: ett krav som ska avtalas

Om slutköparens identitet inte får framgå av dokumenten, om mellanhanden ska vara enda kontaktperson eller om ett skriftligt sekretessavtal krävs innan tech packet delas, skriv det i första meddelandet. Upplägget kommer vi överens om innan arbetet börjar. Krav på neutral förpackning, egna etiketter eller leverans anger ni separat, och de bekräftas i offerten.

Håll alternativ åtskilda från det som följer underlaget

Ett sourcingkontor ska kunna visa slutköparen var ett erbjudande följer underlaget och var det föreslår en ändring. Håll därför en lista över öppna punkter vid sidan av offerten: begärt krav, leverantörens förslag, påverkan på prov eller pris och vem som ska besluta. Ett alternativt tyg beskrivs med sin faktiska sammansättning, konstruktion och vikt. Att bara kalla det likvärdigt räcker inte.

Ett exempel: en föreslagen trikåkvalitet kan ha den begärda vikten men en annan elasticitet. Då kan köparens befintliga måttabell behöva kontrolleras på ett prov. Skicka materialfrågan och passformsfrågan tillsammans. Att priset är godkänt kommersiellt betyder inte att bytet är godkänt tekniskt. Varje punkt ska vara stängd i den reviderade specifikationen innan produktionen godkänns.

Börja med de dokument köparen har

Skicka det underlag som finns i dag, referenser, uppskattade antal, leveransort, önskat datum och vilka beslut som fortfarande ligger hos slutköparen. Voyager Sportswear kan gå igenom tillverkningsfrågorna och föreslå vilka punkter som behöver redas ut. Mellanhanden samlar köparens svar och håller de gällande filerna på ett ställe. Kom överens om vem som får godkänna en teknisk ändring, vem som får acceptera ett ändrat pris eller datum och vem som ger det slutliga produktionsgodkännandet, eftersom det kan vara olika personer.

Frågor och svar

Hur ska en sourcingagent hantera versionerna av ett tech pack med fabriken?

En sourcingagent bör ha en enda aktuell version av tech packet, med versionsnummer och datum på varje sida och i filnamnet, och en ändringslogg först i dokumentet. Den version som det godkända provplagget bygger på är den som produceras, och varje ändring efter godkännandet blir en ny version. Ersatta versioner dras tillbaka skriftligt, så att en fabrik som har två filer vet vilken som inte längre gäller.

Vad ska ett sourcingkontor dokumentera när fabriken föreslår ett annat tyg?

Ett sourcingkontor bör föra in förslaget i en lista över öppna punkter: kravet, leverantörens alternativ, vad det betyder för provplagg eller pris och vem som måste besluta. Alternativtyget beskrivs med sin faktiska sammansättning, konstruktion och ytvikt. Att kalla det likvärdigt räcker inte. Ett trikåtyg kan ha den begärda vikten men töja sig annorlunda, så måttabellen bör kontrolleras på ett provplagg. Ett godkänt pris är inte ett tekniskt godkännande av bytet.

Kan en sourcingagent hålla slutköparens namn borta från fabrikens dokument?

Ja, en sourcingagent kan be om att slutköparens namn hålls borta från dokumenten, men kravet måste anges i det första meddelandet och avtalas innan arbetet börjar. Upplägget kan vara att mellanhanden är den enda kontakten eller att ett skriftligt sekretessavtal skrivs under innan tech packet delas. Neutral förpackning, egna etiketter eller leveranskrav anges separat och bekräftas i offerten.

Inför förfrågan

Skicka plagg och design eller en referens, antal per modell och storlek, önskad tygspecifikation, eventuella nummer, leveransort och önskat datum. Ett första svar från Voyager Sportswear kommer i regel inom 24 timmar. Begär offert