Lavorare con uffici acquisti e intermediari

L'ufficio acquisti fa da tramite tra i requisiti di prodotto del committente finale e la valutazione produttiva della fabbrica di abbigliamento sportivo. Preventivi, commenti sui campioni e approvazioni vanno legati a un'unica specifica aggiornata: così ogni parte vede che cosa è stato concordato e che cosa resta da decidere.

La stessa richiesta d'offerta per tutti i fornitori

Due preventivi si possono confrontare solo se partono dagli stessi dati fissi. Conviene quindi inviare a ogni fornitore lo stesso pacchetto e chiedere che la risposta lo riprenda:

• La scheda tecnica con numero di versione e data e, se esiste, un campione di riferimento.
• Il tessuto specificato dal committente (fibra, struttura, grammatura in g/m²), oppure la richiesta che ogni fornitore dichiari quale tessuto ha quotato.
• Il metodo di personalizzazione, le posizioni e i colori di ciascun modello.
• Le quantità per modello e per colore, con il numero di varianti colore, e lo scalare taglie per lotto.
• Etichette e imballaggio: chi fornisce che cosa, contenuto e marcatura dei cartoni, livello di dettaglio della packing list.
• Il luogo di consegna su cui è calcolato il prezzo, la valuta, la validità dell'offerta e i tempi di campionatura e di produzione, indicati separatamente.

Responsabilità tra committente, intermediario e fabbrica

Conviene che l'intermediario verifichi quali lavorazioni il fornitore svolge al proprio interno e come ogni fase incide sul calendario. Con un team di 70 persone, Voyager Sportswear gestisce la produzione al proprio interno, dalla modellistica e dalla campionatura al taglio, alla confezione, alle finiture e al controllo qualità, con attrezzature proprie per sublimazione, stampa DTF, transfer a caldo e ricamo. Il percorso produttivo di un determinato capo, l'approvvigionamento del tessuto ed eventuali fasi esterne si valutano ordine per ordine. La guida produzione interna e lavorazioni affidate a terzi elenca le domande da porre sulle responsabilità.

Controllo della specifica e numeri di versione

Quattro regole servono a far lavorare la fabbrica sulla versione firmata dal committente:

1. Una sola versione in vigore. Numero di versione e data compaiono su ogni pagina della scheda tecnica e nel nome del file.
2. Un registro delle modifiche all'inizio del documento: che cosa è cambiato, chi l'ha chiesto, la data e la versione in cui compare.
3. La versione del campione approvato è quella che va in produzione. Ogni modifica successiva all'approvazione è una nuova versione e, se incide su costruzione, vestibilità, grafica o tessuto, va valutato se serve un altro campione.
4. Le versioni superate si ritirano per iscritto, così che una fabbrica con due file in mano sappia quale non è più valido.

Il registro spetta all'intermediario. La fabbrica conserva la versione emessa e il campione approvato e controlla su entrambi la produzione in serie.

Approvazioni tramite l'intermediario

I commenti del committente sul campione arrivano alla fabbrica in un'unica raccolta, con fotografie e riferimenti alla specifica aggiornata. Il campione rivisto o le correzioni concordate tornano poi al committente per l'approvazione, e il referente autorizzato conferma per iscritto la versione definitiva, comprese quantità, grafica, etichette e imballaggio. Le modifiche successive all'approvazione vanno registrate a parte, così da poterne valutare l'effetto su costi e tempi.

Riservatezza: un requisito da concordare

Se l'identità del committente finale non deve comparire nei documenti, se l'intermediario deve restare l'unico interlocutore o se serve un accordo scritto di riservatezza prima di condividere la scheda tecnica, conviene dirlo nel primo messaggio e concordare le condizioni prima di iniziare. Eventuali requisiti di imballaggio neutro, etichette fornite o consegna vanno indicati a parte e confermati nel preventivo.

Distinguere le proposte alternative dalla conformità alla richiesta

Un ufficio acquisti deve poter mostrare al committente finale dove un'offerta segue la richiesta e dove propone una modifica. Per questo serve, accanto al preventivo, un elenco dei punti da definire: requisito richiesto, proposta del fornitore, effetto su campione o prezzo, chi deve decidere. Un tessuto alternativo va descritto con composizione, struttura e grammatura effettive: definirlo «equivalente» senza altre precisazioni non basta.

Un tessuto a maglia proposto, per esempio, può rispettare la grammatura richiesta ma avere un'elasticità diversa, e allora può essere necessario verificare su un campione la tabella misure del committente. Conviene sottoporre insieme la questione del materiale e quella della vestibilità: l'approvazione commerciale del prezzo non equivale all'approvazione tecnica della sostituzione. Ogni punto va chiuso nella specifica rivista prima di autorizzare la produzione.

Partire dai documenti che il committente ha già

Per iniziare inviateci la richiesta attuale, i riferimenti, le quantità stimate, la destinazione, la data in cui servono i capi e le decisioni che spettano ancora al committente finale. Voyager Sportswear può valutare le questioni produttive e proporre i punti da chiarire, mentre l'intermediario raccoglie le risposte del committente e tiene insieme i file validi. Va concordato chi può approvare una modifica tecnica, chi può accettare una variazione di prezzo o di data e chi emette l'autorizzazione definitiva alla produzione: possono essere persone diverse.

Domande e risposte

Come si gestiscono le versioni della scheda tecnica tra agente di sourcing e fabbrica?

Conviene che l'agente di sourcing tenga una sola versione in vigore della scheda tecnica, con numero di versione e data su ogni pagina e nel nome del file, e un registro delle modifiche in apertura. La versione del campione approvato è quella che si produce, e ogni modifica dopo l'approvazione diventa una nuova versione. Le versioni superate si ritirano per iscritto, così una fabbrica che ha due file sa quale non è più valido.

Cosa deve registrare l'ufficio acquisti quando la fabbrica propone un tessuto diverso?

La proposta va annotata dall'ufficio acquisti in un elenco dei punti da definire: il requisito, l'alternativa del fornitore, il suo effetto sul campione o sul prezzo e chi deve decidere. Il tessuto alternativo va descritto con composizione, struttura e grammatura effettive, senza limitarsi a definirlo equivalente. Un tessuto a maglia può avere la grammatura richiesta ma un'elasticità diversa, e in quel caso la tabella misure va verificata su un campione. Approvare il prezzo non equivale ad approvare tecnicamente la sostituzione.

Un agente di sourcing può tenere il nome del cliente finale fuori dai documenti della fabbrica?

Sì, un agente di sourcing può chiedere che il nome del committente finale non compaia nei documenti, ma il requisito va indicato nel primo messaggio e concordato prima dell'inizio dei lavori. Si può prevedere che l'intermediario resti l'unico contatto, oppure firmare un accordo scritto di riservatezza prima di condividere la scheda tecnica. Imballaggio neutro, etichette fornite o requisiti di consegna si specificano a parte e si confermano nel preventivo.

Per una richiesta

Inviateci il capo e la grafica o un riferimento, le quantità per modello e taglia, le caratteristiche del tessuto, eventuali numeri richiesti, la destinazione e la data in cui vi servono i capi. Voyager Sportswear invia di norma una prima risposta entro 24 ore. Richiedete un preventivo