Samarbeid med innkjøpsselskaper og mellomledd

Innkjøpskontoret er bindeleddet mellom sluttkundens produktkrav og fabrikkens vurdering av produksjonen. Når tilbud, prøvekommentarer og godkjenninger knyttes til én gjeldende spesifikasjon, ser alle hva som er avtalt og hva som fortsatt må avgjøres.

Samme forespørselsgrunnlag til alle leverandører

Tilbud kan bare sammenlignes når de bygger på de samme faste opplysningene. Send derfor samme pakke til alle leverandørene, og be dem bekrefte grunnlaget i svaret:

• Tech pack med versjonsnummer og dato, og referanseprøve hvis den finnes.
• Stoff etter sluttkundens krav: fiber, konstruksjon og flatevekt i g/m², eller beskjed om at leverandøren skal beskrive stoffet som prises.
• Merkemetode, plasseringer og farger per modell.
• Antall per modell og farge, antall fargevarianter og størrelsesfordeling per parti.
• Etiketter og pakking: hvem som leverer hva, kartonginnhold, kartongmerking og detaljnivå på pakkelisten.
• Leveringsstedet prisen gjelder til, valuta, gyldighet og egne anslag for prøvetid og produksjonstid.

Ansvar mellom sluttkunde, mellomledd og fabrikk

Mellomleddet bør avklare hvilke oppgaver leverandøren utfører internt, og hvordan hvert trinn påvirker tidsplanen. Voyager Sportswear har 70 ansatte og integrert produksjon i egen fabrikk, fra mønsterkonstruksjon og prøver til tilskjæring, trykk, søm, etterbehandling og kvalitetskontroll, med utstyr for sublimasjon, DTF, transfertrykk og broderi. Produksjonsforløpet for det aktuelle plagget, stoffinnkjøp og eventuelle eksterne trinn avklares for hver bestilling. Intern produksjon og underleverandører viser hvilke spørsmål som avklarer ansvarsfordelingen.

Styr spesifikasjoner og versjoner

Fire regler hjelper fabrikken å bruke versjonen sluttkunden har godkjent:

1. Én gjeldende versjon. Hver side i tech packen og filnavnet har versjonsnummer og dato.
2. En endringslogg først i dokumentet: hva som ble endret, hvem som ba om det, dato og hvilken versjon endringen inngår i.
3. Versjonen på den godkjente prøven er produksjonsversjonen. Endringer etter godkjenning gir en ny versjon. Påvirkes konstruksjon, passform, grafikk eller stoff, må det tas stilling til om det trengs en ny prøve.
4. Utgåtte versjoner trekkes skriftlig tilbake, slik at en fabrikk med flere filer vet hvilken som ikke lenger gjelder.

Mellomleddet fører registeret. Fabrikken beholder den utstedte versjonen og den godkjente prøven og kontrollerer serien mot begge.

Godkjenninger gjennom mellomleddet

Fabrikken bør få ett samlet sett med sluttkundens prøvekommentarer, bilder og henvisninger til gjeldende spesifikasjon. Den reviderte prøven eller de avtalte rettelsene går tilbake til sluttkunden for godkjenning. Deretter frigir den autoriserte kontaktpersonen sluttversjonen skriftlig, med antall, grafikk, etiketter og pakking. Senere endringer registreres hver for seg, slik at det går an å se hva de betyr for kostnad og tid.

Konfidensialitet må avtales

Hvis sluttkundens identitet skal holdes utenfor dokumentene, mellomleddet skal være eneste kontakt eller en skriftlig konfidensialitetsavtale må være på plass før tech packen deles, bør dere si fra i første melding. Ordningen avtales før arbeidet starter. Nøytral emballasje, medsendte etiketter og leveringskrav beskrives hver for seg og bekreftes i tilbudet.

Hold alternativer atskilt fra det som følger beskrivelsen

Innkjøpskontoret bør kunne vise sluttkunden hvor tilbudet følger beskrivelsen, og hvor det foreslår endringer. Før en liste over åpne punkter ved siden av tilbudet: ønsket krav, leverandørens forslag, virkning på prøve eller pris og hvem som skal beslutte. Et alternativt stoff beskrives med faktisk sammensetning, konstruksjon og vekt, og kalles ikke likeverdig uten forbehold.

En foreslått strikkekonstruksjon kan for eksempel ha ønsket vekt, men strekke seg annerledes. Da kan det være nødvendig å kontrollere sluttkundens eksisterende måltabell på en prøve. Spørsmålene om stoff og passform sendes samlet, og en kommersiell godkjenning av prisen er ikke en teknisk godkjenning av materialbyttet. Hvert punkt avklares i den reviderte spesifikasjonen før produksjonsstart godkjennes.

Start med dokumentene sluttkunden har

Send gjeldende beskrivelse, referanser, anslått antall, leveringssted, datoen varene trengs og hvilke beslutninger som fortsatt ligger hos sluttkunden. Voyager Sportswear kan se på produksjonsspørsmålene og foreslå avklaringer. Mellomleddet samler sluttkundens svar og holder orden på de gyldige filene. Det må også avtales hvem som kan godkjenne tekniske endringer, akseptere ny pris eller dato og gi endelig produksjonsgodkjenning, for dette kan være forskjellige personer.

Spørsmål og svar

Hvordan bør en innkjøpsagent styre versjonene av tech packen overfor fabrikken?

En innkjøpsagent bør holde én gjeldende versjon av tech packen, med versjonsnummer og dato på hver side og i filnavnet, og en endringslogg først i dokumentet. Versjonen på den godkjente prøven er versjonen som produseres, og enhver endring etter godkjenning blir en ny versjon. Trekk tilbake utgåtte versjoner skriftlig, slik at en fabrikk som har to filer, vet hvilken som ikke lenger gjelder.

Hva bør et innkjøpskontor dokumentere når en fabrikk foreslår et annet stoff?

Et innkjøpskontor bør føre forslaget på en liste over åpne punkter: kravet, leverandørens alternativ, virkningen på prøven eller prisen og hvem som skal ta beslutningen. Det alternative stoffet beskrives med faktisk sammensetning, konstruksjon og vekt. Å kalle det likeverdig er ikke nok. Et strikket stoff kan ha ønsket vekt og likevel strekke seg annerledes, så måltabellen bør kontrolleres på en prøve. En godkjent pris er ikke en teknisk godkjenning av stoffbyttet.

Kan en innkjøpsagent holde sluttkjøperens navn utenfor fabrikkens dokumenter?

Ja, en innkjøpsagent kan be om at sluttkjøperens navn holdes utenfor fabrikkens dokumenter, men kravet må stå i den første henvendelsen og avtales før arbeidet starter. Ordningen kan være at mellomleddet er eneste kontakt, eller at en skriftlig konfidensialitetsavtale signeres før tech packen deles. Nøytral emballasje, etiketter som sluttkunden leverer, og krav til levering spesifiseres hver for seg og bekreftes i tilbudet.

Be om tilbud

Send plaggtype og design eller referanse, antall per modell og størrelse, krav til materialet, eventuelle nummer, leveringssted og ønsket dato. Voyager Sportswear sender vanligvis et første svar innen 24 timer. Be om tilbud